Verlangt ein Mitglied der Pfarrei eine Patenbescheinigung, ist ihm diese formlos zu attestieren, entweder entsprechend dem Taufbucheintrag oder entsprechend der Pfarrkartei.
 
Hier zwei Vorschläge zur Formulierung einer Patenbescheinigung (statt Taufschein). Der Text kann wie folgt lauten:

1. „Herr/Frau (Vorname, Name, Adresse) wird laut kirchlichem Melderegister als katholisch geführt“

2. „Wir bestätigen mit diesem Schreiben, dass Frau/Herr (Vorname, Name) geboren am (Geburtsdatum), wohnhaft in (Adresse), Mitglied unserer katholischen Pfarrei (Pfarrei mit Patron) ist bzw. im kirchlichen Melderegister als „römisch-katholisch“ geführt wird. Frau/Herr (Vorname, Name) ist berechtigt, ein Patenamt zu übernehmen.
Wir wünschen der Patin/dem Paten und dem Patenkind Gottes reichen Segen.“
 
Die Patenbescheinigung kann von der PfarrsekretärIn unterschrieben werden, ohne Siegel und i.A. weil die Bescheinigung keine Urkunde ist.

Im letzten Jahr hat es sehr viele Kirchenaustritte gegeben. Da kam es dann oft zu einer wahren Flut an Briefen, mit denen die Austritte an die Taufpfarrämter weitergemeldet wurden.

Wir stellen hier einen Musterbrief zum Download bereit, der den Aufwand vielleicht etwas reduzieren kann.

• Musterbrief Weiterleitung Kirchenaustritt - Word-Dokument

Der Alltag im Pfarrbüro ist geprägt von einer Vielzahl an Formularen. Hier kann man schnell den Überblick verlieren. Wäre schade, denn Sie bringen auch oftmals eine Arbeitserleichterung.

Der Berufsverband hat nun ein Verzeichnis erstellt in dem alle gängigen und oft benötigten Formulare der Pfarrveramtsverwaltung aufgelistet und auch mit Hinweisen versehen wo diese zu finden sind.

• Zum Formularverzeichnis Pfarramtsverwaltung - PDF

Formulare strukturieren und erleichtern damit Arbeitsabläufe. Sie gewährleisten, dass alle Daten erfasst, alle Arbeiten zu einem bestimmten Vorgang erledigt werden.
Wir möchten hier Formulare zum Download bereitstellen, die sich bei Kolleginnen in der Praxis bewährt haben. Diese Formulare dürfen jederzeit an die Bedürfnisse vor Ort angepasst werden.

• Anmeldung einer Trauung (Word-Dokument)
• Aufnahme eines Sterbefalles (Word-Dokument)

Unterstützung bei der Briefsammlung durch

• personalisierte Briefe mit Zahlschein (Fensterkuvert mit persönlichem Anschreiben)
• Briefe mit Zahlschein in Kuverts (mit oder ohne) Aufkleber
• Postwurf-Spezial (an alle Haushalte ausgewählter Straßenzüge per Post)

Mögliche Leistungen (beliebig kombinierbar)

Bereitstellung von maschinenkuvertierbaren Kuverts

• Bereitstellung von Brief-/Zahlscheinen
• Bedrucken und Personalisieren von Briefzahlscheinen und ggf. von Kuverts
• Falzen
• Einkuvertieren (mit Faltblättern/Frühjahr oder Kalender/Herbst)
• Frankieren
• Postaufliefern

Selbstverständlich ist es nach Absprache auch möglich, nur einen Teil dieser Leistungen (z.B. nur Drucken und Falzen) bei uns anzufordern.

Kosten

Die Kosten richten sich nach der Gesamtauflage und nach den im Einzelfall anfallenden (Zusatz-) Arbeiten. Dabei stellt A2 derzeit nur die Fremdkosten in Rechnung, also Kosten, die auch A2 an Zulieferer oder Dienstleister bezahlen muss. Je nach Aufwand können Sie jedoch von einem Stückpreis (pro Brief) zwischen 50 und 70 €-Cent pro Brief inkl. Porto ausgehen.

A2 stellt eine Rechnung an die Pfarrgemeinde. Dieser Rechnungsbetrag kann vom Sammlungsergebnis abgezogen werden. Die Aufteilung 40% (Pfarrgemeinde) 60%  (Caritas-Zentrum) erfolgt damit nach Abzug der Kosten.

Voraussetzungen

Um diesen Service anbieten zu können benötigt A2 spätestens 6 Wochen vor Beginn der Sammlungswoche folgende Unterlagen/Materialien von jeder Pfarrgemeinde, die sich beteiligen möchte:

1) Adressen (nur wenn die Briefe personalisiert werden sollen) der Haushalte; am besten digital für die Personalisierung der Briefe.(Bei der Lieferung von Adressaufklebern wird die Verarbeitung teuerer, da ein zusätzlicher Arbeitsgang notwendig ist.)
Die Adressen der Katholiken kann jede Pfarrei beim EBO / Kirchliches Meldewesen anfordern. Kontakt: Frau Zirk, Tel. (089) 2137-1520 .

NEU: Sollen auch die Nicht-Katholiken den Sammlungsaufruf erhalten, dann gibt es über die Post die Möglichkeit alle Adressen (z.B. eines Straßenzuges) zu kaufen oder ein Postwurf-Spezial zu beauftragen. Hierzu nehmen Sie bitte direkt mit uns Kontakt auf.

Selbstverständlich können die Briefe auch nur von uns bereit gestellt und dann von Ehrenamtlichen ausgetragen werden.

2) Digitale Briefvorlage inkl. Absender, Unterschrift des Pfarrers, Kontoverbindung der Pfarrei, ggf. Logo der Pfarrgemeinde, weitere Unterschriften oder Fotos. Eine Mustervorlage kann von A2 bereitgestellt werden. Durch A2 kann gegen eine zusätzliche Gebühr für den angefallenen Aufwand eine Nachbearbeitung oder Korrektur der gelieferten Briefvorlage erfolgen.

2/ Service-Möglichkeiten der Fachgruppe Fundraising bei der Durchführung von Alternativen zur Caritas-Haus-Sammlung

3) Muster-Briefkuvert der Pfarrei (mit Absenderadresse) als Vorlage für den Druck der Kuverts (Wir gehen davon aus, dass die Pfarreien keine maschinell zu verarbeitenden Kuverts haben; wenn doch, dann können natürlich auch die Kuverts in der notwendigen Stückzahl angeliefert werden und die Kosten für Kuverts und Druck entfallen).

Bitte außerdem berücksichtigen

Die eingehenden Spenden müssen durch die Pfarrsekretariate quittiert werden. Dies ist je nach Anzahl der Geldeingänge ein zusätzlicher Aufwand vor Ort, der mit in die Überlegungen einbezogen werden muss. A2 prüft derzeit noch Möglichkeiten, wie die Pfarrbüros beim Ausstellen der Spendenbescheinigungen entlastet werden können.

Unsere Empfehlung ist, die beteiligten Personen rechtzeitig über die Möglichkeiten, Voraussetzungen und Grenzen dieses Sammlungsinstrumentes zu informieren. A2.2 ist hier gerne bereit zu unterstützen und an einem Informationstreffen teilzunehmen. Auch bieten sich bei einem längeren Vorlauf evtl. noch weitere Vereinfachungen (z.B. Vorabbestellung bedruckter Kuverts; Lösung für die Spendenbescheinigungen etc.) an.

Kontakt

• Snezana Cvetkovic, Tel. (089) 55 1 69-350, E-Mail: Diese E-Mail-Adresse ist gegen Spambots geschützt! Sie müssen JavaScript aktivieren, damit Sie sie sehen können.
• Monika Huber, Tel. (089) 55 1 69-222, E-Mail: Diese E-Mail-Adresse ist gegen Spambots geschützt! Sie müssen JavaScript aktivieren, damit Sie sie sehen können.

Preisliste f. Service auf Anfrage